特定個人情報の取扱いに関する基本方針

◆特定個人情報の取扱いに関する基本方針

1.特定個人情報等の取扱事業者の名称

アイ企業年金基金

2.特定個人情報の利用目的

1.企業年金の年金又は一時金の支給に関する事務(年金又は一時金の支払いに伴い税務当局等に提出が必要な調書の作成に係る事務のみ)
2.従業者に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務

3.関係法令・ガイドライン等の遵守

①法律、政令、通知等の定めに従って特定個人情報を厳格に取扱います。
②ご本人から特定個人情報の確認や訂正の請求があったときは、その請求がご本人からのものであると確認できた場合に限り、訂正の手続や情報の開示を行います。
③法律・政令等で定める場合を除き、特定個人情報を第三者に開示、提供することはいたしません。

4.安全管理措置に関する事項

当基金では、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報取扱規程」を定めています。

5.特定個人情報に関する苦情・相談窓口

 

 

 

①窓口

アイ企業年金基金

②面談

当基金事務所

③郵送先

〒453-0804
名古屋市中村区黄金通1-18 アイ企業年金基金 宛

④電話

052-481-5608

⑤FAX

052-481-7271

⑥受付時間

就業時間内(月~金9:00~12:00、13:00~17:00)

◆個人番号(マイナンバー)の取扱いについての質問(QandA)
Q:個人番号の利用目的はなんですか?
A:平成28年1月以降に支払われる当基金からの給付金に対し、法定調書(税務署に提出する書類)を作成する際に、必ず個人番号(マイナンバー)を記載しなければならない(法的な義務を負っています)こととなっております。

Q:個人番号を郵送することが心配ですが大丈夫ですか?
A:個人番号(マイナンバー)が同封されている郵送物はすべて追跡可能な郵送手段で行うこととしています。皆様(退職者)からの提出書類(退職金の請求用紙(裁定請求書)等)は、当基金からのお送りした『レターパック』にて送付していただくことで、追跡可能な郵送物となっています。
※レターパックの番号(シール)を必ず剥がして保管してください。この番号がお分かりになりませんと追跡することができません。

Q:個人番号の取扱(管理/保管)方法は大丈夫ですか?
A:『レターパック』に同封されている書類(マイナンバーの記載されている書類)扱いは次の通りです。
(1)「個人番号(マイナンバー)のご提出のご依頼≪≪返信用≫≫」は、処理が完了するまでの間、キャビネット(施錠付)で保管し、処理完了後は金庫内で保管します。その後、手続き完了後は焼却処分いたします。
(2)「退職所得の受給に関する申告書」及び「源泉徴収票」は、処理が完了するまでの間、キャビネット(施錠付)で保管し、処理完了後は、支払者である三井住友信託銀行へ回付されます。当基金から三井住友信託銀行への回付も『レターパック』にて送付します。 

Q:個人番号はデータにて管理されるのですか?
A:個人番号(マイナンバー)をコンピュータに入力することはしません。

Q:個人番号の郵送方法はどのようにしていますか?
A:郵便局からの配達は、事務所の受付窓口で直接、郵便配達員から手渡しで受け取っています。また、差し出す際も、事務所の受付窓口で郵便局員と直接集荷確認をしております。